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如何开好项目启动会

      召开项目启动会,对于资深的项目经理来讲是一件很日常的工作,但对于刚入职不久的项目经理新人来讲,则是一个比较头痛的事,俗话讲“良好的开端等于成功了一半”,如果项目启动会这个头没有开好,后续的工作估计将会困难重重。

     项目启动会涉及到开会时间,参会人员,会议地点,会议目标、会议议程、环境及资料准备,会议纪录人员,主持人员、支持人员以及相关协调及确认等事项,以下我们将这几项内容展开讲述;
      1、开会时间
      何时召开项目启动会呢,通常情况下,待双方的项目组核心成员确定下来后,“趁热打铁”在双方核心成员时间方便的情况下尽快召开。项目启动会的时间会视项目的参会人员情况、项目的重要性及复杂程度等多种因素决定,但通常会在半天以内结束为宜,小型项目的启动会可以在2小时内完成。

      项目启动会的时间确定下来后,要及时告知相关参会人员,项目启动会有关的所有安排、计划,都必须提前与有关方做好充分的沟通,避免出现时间冲突问题。

      2、参会人员
     项目启动会是项目开展过程中第一个会议,俗话讲“良好的开端等于成功了一半”,因此要非常重要这个会议。除了我方的项目负责人、项目经理及相关项目成员参加外,还要邀请客户的项目组长、项目对接人、相关部门负责人,以及第三方相关人员共同来参加启动会。这样不但让客户方看出我们对该项目的重视程度,同时也可以让用户方和第三方,清楚理解各自在项目执行过程中应该承担的相应职责。尤其是有客户方的高级别领导参会,可以给客户方的项目对接人及其他项目成员传递多个信号,该项目在单位的重视程度较高、项目对接人获得了高层的认可以及某些授权,项目成员在后续的工作配合上相对会顺畅很多,相关的资源调配也会方便不少。

     在参会人员的确定上,一定要把握“相关”原则:与会议内容有直接关联的相关人员才需要参会。如果需要对方在会上发言,或者在会上做出任何决策、承诺,一般要在会议召开前通过单独沟通的方式对内容予以确认,以避免在会上出现议而不决或争执的情况。

      3、会议地点
      
会议的地点应以方便客户为主,因此由客户方来确定或共同商定(如果会议地点选择了客户方或我方单位以外的第三方地点,还需要提前与第三方单位确认会议时间、人数、会议所需设备、交通、接待等诸多方面的事项),以免出现因沟通不到位或未最终确认导致的失误。

      4、会议目标
     在开会前,我方应向客户方项目对接人告知,我方的项目启动会目标,客户方也应清楚本单位在项目启动会的会议目标,双方要对目标进行统一规划,并制订出会议的相关策略和方法。

      5、会议议程

     会议的议程要围绕会议目标展开,先粗后细逐层分解,结构明晰。可以在会议前将相关会议议程发送给参会人员,并预留出少量的议程外事项沟通时间,但要控制好会议氛围及节奏。

      6、环境及资料准备

     项目启动会要考虑到参会人员规模以及开会地点、开会时间等因素,详细认真的进行各项准备工作,比如会议议程资料、会议所需的软硬件设备、技术支持及服务人员到位情况、交通工具情况等等,都需要在会议前逐一进行落实。

      7、会议主持、纪录人员

      项目启动会的主持人员可以由客户方的项目对接人担任,我方项目经理配合。会议纪录人员建议双方都要安排专人负责,并将会议纪要进行存档。

      

      总结

      项目启动会是一个项目的正式开端,如果刚开始就让客户方感到不满,很容易使对方产生偏见,甚至质疑项目经理的态度和能力。一旦形成了这样的认知,会很不利于项目后续工作的开展,并给整个项目埋下隐患,因此必须认真对待,切不可掉以轻心。

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