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助力中国银行深圳分行,打造财务智能报销系统信息化平台

一、深圳中行简介

      中国银行深圳市分行成立于1978年,最初是由人民银行分设出来的办事处,伴随深圳经济特区的崛起和腾飞,深圳办事处1979年升格为支行,1981年改组为深圳分行,1997年成为直属总行管理的一级分行。40年扎根特区,深圳中行业务品种不断丰富,服务手段持续创新,依托中银集团国际化、多元化的业务平台优势,凭借全面立体的渠道网络、专业领先的业务产品和高素质的人才队伍,打造出极强的市场竞争能力,目前已发展成为拥有网点140余家、员工近万名,功能全面、技术先进、经营稳健的现代化国有商业银行一级分行。

二、项目背景

      随着深圳中行经营规模的不断扩大,员工也越来越多,以及总行和分行的领导对经费管理的要求不断提高。原有的手工模式来处理费用报销业务已满足不了行里的管理需要了,经过行领导与相关部门负责人以及报销业务的员工代表,多次的沟通和交流,深圳中行决定引入一套适合自身的费用报销电子化系统,提升费用报销的工作效率和质量,并要与深圳中行和总行现有的多个系统做好对接,搭建起一个智能化的报销管理系统。

三、系统目标

      基于中行总行财务系统(FMS系统)、现有的电子审批系统和行信APP、用管系统等管理平台进行智能化改造升级,实现以下功能:
      1)需结合分行财务开支制度及业务需求进行改造,以便满足分行报销业务需要。
      2)实现报销单据电子审批,取消纸质报销单据填写,通过线上审批替代纸质审批,并可随时跟踪查询单据流转情况以及统计分析。
      3)实现与现有的用户管理系统、电子审批系统、税局增值税发票底账库校验、总行财务系统(FMS系统)、行信APP对接。
      4)通过系统实现供应商管理,包括供应商档案、申请及评价管理;
      5)实现智能辅助审核,设置标准化业务审核条件,减少财务人员审核工作量,提升审核质量。
      6)实现OCR技术的应用,通过OCR识别技术自动读取发票信息,进行发票真假验证、查重等。
      7)协助开发手机行信端的报销模块,通过行信APP端可发起和审批报销业务。
      8)通过技术手段实现无纸化费用报销流程,实现相关合规性检查,如发票真伪、是否重复报销、异常连号发票筛查、购方税务信息、是否五星级酒店、供应商“黑名单”、是否为高端场所、报销时限、敏感时点、发票开具内容审核、招待费标准、差旅住宿费标准、差旅补助费标准、差旅飞机票舱位等级、供应商采购金额触发集中采购事项、分期付款项目超过总体立项金额问题进行较验及预警控制。

      深圳中行经费智能报销系统应用架构简图.png


四、系统实施

      整个系统分为两期实施,一期所有功能在PC端的实现,包括与用管系统、电子审批系统、总行的FMS系统以及发票验证系统、OCR和RPA,以及手机端的审批。二期为手机端填写报销单、上传发票和提交单据,以及审批和查看消息。

      2019年和谐万维与深圳中行共同成立了项目小组,并进一步对原定的工作计划进行了细化。开始进行业务、管理和IT需求调研,以及优化流程、系统设计和开发、测试、布署、初始化、培训、试运行工作,在双方团队的通力配合和领导支持下,本系统已按深圳中行原定的要求实现了投产运行,取得了良好的效果。

      目前深圳中行全行近万人的费用报销业务,都在用这套系统做运行支持,PC和手机端也实现了无缝应用,最重要是深圳中行认为这个系统,完全实现了费用报销的全过程中电子化、流程化、合规化、智能化,极大的提升了深圳中行的费用管理工作效率和质量。

     

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