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CASE INFORMATION

助力佰能电力,共同打造费用报销管理平台

一、佰能电力简介

      江苏佰能电力有限公司是一家从事发电厂热控、电气专业设备的检修、维护及调试的专业化公司。公司坚持以“专业的技术、专业的装备、专业的管理做专业的电厂设备检修服务商”为运营宗旨,塑造“安全、专业”的发电厂设备检修品牌。经过不懈努力,发展成了具备核心竞争力的发电厂设备检修公司。  公司认识到“规范的检修流程、专业的检修团队、严格的检修纪律”是保证检修质量之基础。公司从事发电厂设备的检修、调试、维护多年,积累了大量的经验,与各发电厂及相关部门学习及沟通,建立和不断完善发电厂设备检修维塑造“安全、专业”的发电厂设备检修品牌。建立了符合ISO9001标准化的质量管理体系。近年承担的135MW~1000MW各类型燃煤机组的大小修及调试项目,凭着“规范的检修流程、专业的检修团队、严格的检修纪律”的经营理念,均按照合同条款优质、安全的按期完成,赢得了业主方认可。展望未来,随着公司综合实力的不断增强,公司依然会坚持以“专业的技术、专业的装备、专业的管理做专业的电厂设备检修服务商”为公司运营宗旨,不断提高团队检修专业技术和管理水平,加强公司检修装备专业化、科技化,不断加强与发电厂的合作,创造性的建立与发电厂设备检修新合作模式。“不人云亦云,走自己的路”是公司矢志不渝的开拓理念。

二、项目背景

      随着佰能电力经营规模的不断扩大,以及公司领导对费用管理的要求不断提高。原有的手工模式来处理费用报销业务已满足不了企业的管理要求,经过公司高层领导与相关部门负责人多次的内部沟通和讨论,公司决定引入一套适合自身的费用电子化管理系统,提升费用报销的工作效率和质量,并要与公司现有的多个系统做好对接,搭建起一个智能化的报销管理系统。

三、系统目标

      1)需结合公司的财务开支制度及业务需求进行改造,以便满足公司费用报销业务需要。
      2)实现报销单据电子审批,取消纸质报销单据填写,通过线上审批替代纸质审批,并可随时跟踪查询单据流转情况以及统计分析。
      3)实现与现有的财务软件系统、税务局增值税发票底库的校验对接。
      4)通过系统实现费用预算和申请管理;并可设置相关的控制方式。
      5)实现智能审核,设置标准化业务审核条件,减少相关人员的审核工作量,提升审核质量。
      6)实现OCR技术的应用,通过OCR识别技术自动读取发票信息。
      7)通过手机APP端可发起和审批费用申请和报销业务。
      8)实现相关合规性检查,如发票真伪、是否重复报销、异常连号发票筛查、购方税务信息、是否五星级酒店、供应商“黑名单”、是否为高端场所、报销时限、敏感时点、发票开具内容审核、招待费标准、差旅住宿费标准、差旅补助费标准等。

四、系统实施

      和谐万维与佰能电力共同成立了项目小组,并进一步对原定的工作计划进行了细化。开始进行业务、管理和IT需求调研,以及优化费用报销业务的各项流程、系统设计和开发、测试、布署、初始化、培训、试运行工作,在双方团队的通力配合和领导支持下,本系统已按佰能电力原定的要求实现了投产运行,取得了良好的效果。

      目前佰能电力公司所有人员的费用报销业务,都在用这套系统做运行支持,PC和手机端也实现了无缝应用,最重要是佰能电力认为这个系统,完全实现了费用报销的全过程中电子化、流程化、合规化、智能化,极大的提升了佰能电力的费用管理工作效率和质量。

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